Inleiding
Deze openbaarheidsparagraaf komt voort uit artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) die bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo. In deze paragraaf wordt ingegaan op drie aspecten uit de Woo: de passieve openbaarmaking van informatie, de actieve openbaarmaking van informatie en de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding.
Het uitgangspunt van de Woo (alle informatie is openbaar, tenzij) is volledig omarmd en ‘vanzelfsprekend openbaar’ is het motto van het bestuur en de directie. Er worden continu stappen gezet om binnen de gestelde termijnen aan de vereisten van de Woo te voldoen. De organisatie wordt voorzien van praktische handvatten. Ook zijn diverse workshops/trainingen beschikbaar. Er wordt gewerkt aan een kennis- en opleidingsplan, zodat leidinggevenden en medewerkers structureel hulpmiddelen ter beschikking krijgen. Het aanbod wordt periodiek geüpdatet en de eerste opzet is sinds 2025 beschikbaar. Waar mogelijk wordt ook bijgedragen aan kennisdeling met andere overheidsorganisaties.
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking wordt verstaan het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, een Woo-verzoek. In 2025 heeft de AA-organisatie 78 Woo-verzoeken ontvangen (Aalsmeer 29, Amstelveen 49). In 2026 zijn tot nu toe 50 Woo-verzoeken ontvangen. De inschatting is dat het aantal voor 2026 & 2027 wat stijgt ten opzichte van 2025. Daarnaast is er al een aantal jaar sprake van een toename in omvang en/of complexiteit. De verwachting is dat deze stijging de komende jaren doorzet.
De lijn van het sneller en beter afhandelen van Woo-verzoeken wordt doorgezet en gestreefd wordt om Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijnen af te handelen. Woo-verzoeken kunnen digitaal via de gemeentelijke website worden ingediend. Geanonimiseerde Woo-verzoeken, de Woo-besluiten en de bijbehorende documenten/bijlagen worden sinds het derde kwartaal van 2024 gepubliceerd op Bestuurlijke Informatie Amstelveen. De rapportage waarmee jaarlijks in beeld gebracht kan worden waar het Woo-proces nog geoptimaliseerd kan worden is sinds 2024 beschikbaar.
Actieve openbaarmaking
Belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van zeventien informatiecategorieën, waarvan er 11 relevant zijn voor de gemeente. Dat moet plaatsvinden via een digitale infrastructuur die door de minister van BZK in stand wordt gehouden. Het doel is om alle informatie die bestuursorganen onder de Woo actief openbaar moeten maken op één plek voor iedereen vindbaar en doorzoekbaar te maken. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing heeft de minister van BZK eind 2022 gekozen voor een eenvoudiger en sneller te realiseren oplossing: een verwijsindex (de 'Woo-index') met zoekfunctie. In juni 2023 is de gemeente aangesloten op deze ‘Woo-index’ en is de redactie-rol belegd.
De volgende categorieën maakt de gemeente inmiddels al actief openbaar:
- besluiten, verordeningen en andere algemeen verbindende voorschriften;
- overige besluiten van algemene strekking;
- beleidsregels;
- bereikbaarheidsgegevens;
- vergaderstukken en verslagen van de raad;
- agenda’s en besluitenlijsten van het bestuur;
- vergaderstukken en verslagen van het bestuur;
- Woo-verzoeken en -besluiten;
- schriftelijke oordelen op klachten;
- convenanten;
- adviezen en adviesaanvragen.
Per 1 november 2024 moeten de eerste vijf informatiecategorieën van de Wet open overheid (Woo) verplicht openbaar gemaakt worden. De categorieën 'Organisatie en werkwijze' en 'Bereikbaarheidsgegevens' worden vanaf 1 november 2024 voor het eerst openbaar gemaakt. De categorie Klachtoordelen is nog niet verplicht, maar is per november 2024 ook actief gepubliceerd. In 2025 is gestart met het uitwerken van de categorie Convenanten en sinds Q1 2026 zijn de eerste convenanten actief gepubliceerd. In 2026 is ook een start gemaakt met het uitwerken van de categorie adviezen en adviesaanvragen. De eerste adviezen wordt sinds Q2 2026 gepubliceerd. Verder is de verwachting dat medio 2027 de volgende tranche van de actieve openbaarmaking ingevoerd en verplicht wordt.
Informatiehuishouding
Vanuit het beleid Formele en informele informatie worden diverse projecten uitgevoerd om de informatiehuishouding verder te verbeteren. De volgende projecten staan onder meer op de planning tot en met 2027: e-mailarchivering en e-mail gebruik, chat berichten archivering en chat berichten gebruik en de hotspotmonitor. In een breder verband wordt invulling gegeven aan het project Adequate Informatiehuishouding waarbij wordt aangesloten bij de aanbevelingen van de Archiefinspectie en het provinciale Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Jaarlijks wordt de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding getoetst door deze partijen en wordt vanuit de gemeente een verbeterplan opgesteld.