ICT
In het ICT werkveld heet het vakgebied waar overzicht en inzicht wordt geboden in alle aanwezige software- en hardware ‘Asset & Configuratie Management’, Het Asset & Configuratie Management’ is vastgelegd in het gemeentelijke informatiesysteem Topdesk. Het doel van Asset & Configuratie management is een volledig, actueel en betrouwbaar overzicht te hebben van de IT-infrastructuur. Dat houdt in dat in het proces het overzicht met regelmaat wordt gecontroleerd en geactualiseerd.'
De IT assets en zogenaamde ‘configuratie items’ (componenten die deel uitmaken van of direct gerelateerd zijn aan de IT infrastructuur) worden op de volgende plekken geregistreerd:
- in de CMDB, dit staat voor Configuratie Management Database (dat is ondergebracht in het informatiesysteem TopDesk),
- in de landelijke GEMMA Softwarecatalogus (van de VNG) en
- in het softwareoverzicht dat wordt beheerd door de configuratiemanager.
Het gaat hierbij om die assets en configuratie items die bij de afdeling A&I zijn ondergebracht en betreft alleen de assets en configuratie items die in gebruik zijn en boekwaarde hebben. Dat is alle zelfstandig bruikbare hardware die in de organisatie aanwezig is en de belangrijkste software en informatiesystemen van de organisatie.
De IT assets en configuratie items – ‘het kapitaalgoed’ – bestaan uit drie onderdelen:
- de hardware (servers, kabels, beeldschermen, laptops, mobiele telefoons e.d.),
- de systeemsoftware (besturingssystemen, virtualisatie software, monitoringssoftware, beheer software, antivirussoftware e.d.) en
- de toepassingssoftware (Suite4SociaalDomein, Key2Burgerzaken en andere werkproces ondersteuning).
Per onderdeel wordt hierna achtereenvolgens ingegaan op de beheerplannen, eventueel achterstallig onderhoud en mogelijke risico’s.
Bestaande beheerplannen/looptijd
Hardware
Voor de hardware is een financieel beheerplan beschikbaar: ‘Overzicht aanschaf en instandhouding ICT hardware’. Dit overzicht bevat een meerjarenplanning voor de aanschaf en vervanging van alle aanwezige hardware.
Systeemsoftware
Voor alle softwarecomponenten geldt dat deze zijn geregistreerd (zie hierboven in de CMDB, de GEMMA softwarecatalogus en het softwareoverzicht) en worden bijgehouden door de hiervoor aangestelde configuratiemanager.
Toepassingssoftware
Voor de toepassingssoftware – de software die de organisatie nodig heeft om zijn maatschappelijke taken en bedrijfsvoeringstaken te kunnen uitvoeren – geldt hetzelfde als voor de systeemsoftware: deze zijn geregistreerd (zie hierboven CMDB, GEMMA softwarecatalogus en softwareoverzicht) en worden bijgehouden door de hiervoor aangestelde configuratiemanager. De keuze voor de toepassingssoftware ligt bij de vakafdelingen, omdat zij verantwoordelijk zijn voor hun werkprocessen. Het beheer en het contractmanagement ligt bij de centrale afdeling A&I.
Is er sprake van mogelijk achterstallig onderhoud?
Hardware
In 2018 is binnen de begroting gestart met het zogenoemde ideaalcomplex voor de vervanging van hardware. Dit model vormt nog steeds de basis voor het lifecycle management van hardware. Periodiek (minimaal jaarlijks) wordt beoordeeld of de gehanteerde vervangingscycli worden gerealiseerd en of de actuele staat van de hardware hierop aansluit.
Systeemsoftware
In de begroting A&I is structureel budget gereserveerd voor upgrades en onderhoudswerkzaamheden. Daarmee is geborgd dat er geen achterstallig onderhoud meer kan ontstaan. De uitvoering hiervan ligt bij de teamleider Applicatiebeheer en teamleider ICT Infra. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met ontwikkelingen zoals cloudgebruik, security-eisen en lifecycle management van platformen en diensten.
Toepassingssoftware
De budgetten voor toepassingssoftware zijn ondergebracht bij de afdeling A&I en omvatten zowel onderhoud als doorontwikkeling van bestaande applicaties. Steeds vaker betreft dit cloud- en SaaS-oplossingen met bijbehorende abonnementsmodellen. Indien nieuwe software wordt aangeschaft of bestaande software wordt vervangen, kan dit leiden tot aanvullende kosten. Deze worden via de reguliere P&C-cyclus aangevraagd.
Innovaties, gewijzigde wet- en regelgeving en security-eisen (bijvoorbeeld BIO/NIS2) kunnen aanvullende investeringen vereisen. Voor een deel van onze softwarepakketten is daarom een zogenaamde 'software assurance' afgesloten waarmee deze aanpassingen in de jaarlijkse kosten zijn meegenomen. Als deze extra vervangingskosten onverhoopt optreden voor een van de pakketten waar geen 'software assurance' voor is afgesloten, dan worden extra financiële middelen aangevraagd via de reguliere P&C cyclus of instrumenten.